Już na wstępie Ambasador RP w Berlinie, Jan Tombiński zaznaczył, że nowa formuła spotkań otwartych na głównych zainteresowanych poszczególnymi tematami ma na stałe wejść w rządową strategię prowadzenia konsultacji, mówiąc:
Chciałbym, żebyśmy, żebyście państwo potraktowali ten nowy budynek, nowy adres Ambasady Polskiej w Niemczech jako część swojego dziedzictwa i miejsce, do którego możecie przychodzić (…). Będziemy więc coraz częściej otwierać takie możliwości spotkań poza kolejką konsularną – to jeden z naszych priorytetów, by w pełni wykorzystać potencjał, który obserwuję w środowiskach polskich w Niemczech. Otwarcie się na dialog świetnie wpisuje się w strategię rządowa przyjętą na najbliższe lata (do roku 2030).
Zaznaczył również, że to obywatele żyjący i działający w poszczególnych przestrzeniach zainteresowania MSZ powinni być postrzegani, jako eksperci w tematach interesujących rząd, zwracając się do obecnych na sali: (…) liczymy na Państwa podpowiedzi, pomysły. To Państwo widzicie często lepiej niż my, z czym boryka się polskie społeczeństwo tutaj, podkreślając jednocześnie pozytywne znaczenie doświadczenia ministry Henryki Mościckiej-Dendys i dyrektor Anny Sochańskiej dla przebiegu rozmów w sprawach dotyczących współpracy polsko-niemieckiej.
Obecna ministra Henryka Mościcka-Dendys rzeczywiście w okresie od 2007 r. do 2011 r. pracowała jako I sekretarz, a następnie radca w Ambasadzie RP w Berlinie. W latach 2011-2012 była Zastępcą Dyrektora Departamentu Polityki Europejskiej ds. instytucjonalnych i Europy Północnej. Od sierpnia 2012 r. do kwietnia 2013 r. pełniła funkcję Dyrektora Departamentu Polityki Europejskiej. Obecnie pełni funkcję Podsekretarz Stanu i odpowiada za problematykę konsularną oraz prawno-traktatową. Doskonale sprawdziła się w funkcji gospodarza berlińskiego spotkania, prowadząc je w atmosferze dużej otwartości. Już we wstępie do rozmów, jasno zaznaczyła, że spotkanie ma na celu szczerą wymianę pomysłów i uwag, a także zebranie listy najpilniejszych potrzeb Polaków w Niemczech. Zaznaczyła jednak również, że na polu współpracy Państwa polskiego z Polakami za granicami kraju szykują się pewne zmiany, informując:
Nowa strategia rządowa współpracy z Polonią jest pochodną strategii migracyjnej, którą rząd przyjął w październiku ubiegłego roku i również obejmuje ten sam okres, na który została przyjęta strategia migracyjna, czyli do 2030 roku. Strategia rządowa przeszła właśnie proces uzgodnień (…). Dokument w przyszłym tygodniu trafia na agendę Komitetu Stałego Rady Ministrów, i w następnym tygodniu powinien trafić pod obrady Rady Ministrów – wtedy będzie już gotowy i jego finalny sznyt będzie można znaleźć na stronach Ministerstwa Spraw Zagranicznych. Ten dokument zawiera jedną fundamentalną względem tego do czego jesteście Państwo przyzwyczajeni. Chcielibyśmy po tych 30 kilku latach rozwoju Wolnej Polski zrobić taką zmianę w stronę partnerskich relacji między Polską a Polonią i Polakami za granicą. Do tej pory polityka polonijna Państwa Polskiego opierała się w dużej mierze na koncepcji wychodźstwa, to znaczy pewnej rekompensaty państwa względem tych pokoleń Polaków, które ze względów politycznych w różnych epokach od 100 lat musiały z Polski wyjeżdżać (…). Dzisiaj chcielibyśmy te relacje nieco odwrócić i prosić Państwa o więcej partnerstwa, co oznacza też więcej aktywności Chcielibyśmy, żeby Polonia wyszła z cienia. Ale my tego za Was nie zrobimy, musimy to zrobić wspólnie. My możemy Wam trochę pomóc, ale to jest Wasze zadanie. Wy jesteście pierwszymi ambasadorami polskości w każdym miejscu, w którym jesteście.

W trakcie spotkania przedstawione zostały założenia nowej strategii rządowej współpracy z Polonią, która ma opierać się na czterech filarach.
Pierwszy z nich to większy nacisk na nauczanie języka polskiego, także z wykorzystaniem funduszy lokalnych i tych możliwości, które rodzą się na rynkach lokalnych państw, w których mieszkają Polacy przebywający poza Polską. Jak mówiła ministra: (…) będziemy chcieli uczyć bardziej efektywnie, będziemy chcieli odejść od nauczania polskiego jako języka macierzystego, bo na tym paradygmacie pracujemy do tej pory, a on się wyczerpuje. Wiecie najlepiej, wasze dzieci i wasze wnuki już się nie uczą polskiego jak języka macierzystego. To jest często ich drugi język. W tym nie ma nic złego. Uczmy języka polskiego jak obcego, w ten sposób przyciągając też nowe osoby do tego języka. I to będzie nasz pierwszy cel.
Drugim celem jest zachęta powrotu Polaków do kraju. (…) Polska jest krajem sukcesu gospodarczego, którym my się może trochę słabo chwalimy, ale on jest niezwykle widoczny. Polska potrzebuje rąk do pracy, polskie się starzeje. Wydaje nam się, że nasza oferta zawodowa i oferta rozwoju w kraju jest ofertą atrakcyjną, tylko wy jej czasem tak nie postrzegacie albo o niej nie wiecie. Więc postawimy na szereg projektów zachęcających do powrotu – wyjaśniała Mościcka-Dendys.
Nowa strategia zakłada także zmianę formy finansowania Polonii. Rząd chce odejść od samodzielnego finansowania Polonijnej aktywności. I, jak tłumaczyła ministra, projekty powinne być oparte o zróżnicowane źródła: (…) chcielibyśmy Was zachęcać do tego, żeby projekty, które budujemy za granicą, były oparte o zróżnicowane źródła finansowe, czyli o to, że Państwo polskie dokłada tylko pewien element, ale wy jednak w znacznie większym stopniu sięgacie po fundusze dostępne na miejscu.
Czwartym filarem mającym na celu niejako połączyć poprzednie jest rozszerzenie działań mających na celu kształtowanie edukacji obywatelskiej. Ministra użyła metafory dobrze znanej Polakom w Niemczech, mówiąc o ich “niewidoczności” słowami: (…) edukacja obywatelska jest właśnie po to, żeby Polonia wyszła z cienia. Będziemy chcieli wspólnie z organizacjami międzynarodowymi (rozmawiamy między innymi z Radą Europy, ale też z paroma innymi podmiotami) przygotować programy szkoleniowe, które będą pokazywać, jak się lepiej angażować w społecznościach lokalnych, jak pomóc tam, gdzie Państwo potrzebujecie takiego wsparcia, poprawić widzialności środowisk środowisk polskich.
O szczegółach planowanych działań i projektach, które mają na celu pomoc w osiągnięciu zamierzonych celów opowiedziała Dyrektor Departament Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą w Ministerstwie Spraw Zagranicznych, Anna Sochańska, która w latach 1991-94 pracowała w Ministerstwie Zdrowia i Opieki Społecznej, a następnie (1994-95) w Urzędzie Rady Ministrów. Od 1995 r. pracuje w MSZ – początkowo w Departamencie Informacji Europejskiej, a następnie (1998-2001) w Departamencie Unii Europejskiej. W latach 2001-2006 była radcą ds. politycznych w Ambasadzie RP w Londynie. Po powrocie do kraju ponownie pracowała w Departamencie Unii Europejskiej, a od 2010 r. w Departamencie Polityki Europejskiej, gdzie pełniła funkcję zastępcy dyrektora, a od 2018 do 2019 r. funkcję dyrektora departamentu.Jak zaznaczyła na wstępie swojego wystąpienia w Berlinie, nowa strategia rządowa ma być dokumentem żywym – nie tylko teoretyczną publikacją, która przedstawia pewne priorytety i ambicje, ale ma być poparta konkretnym działaniem, które ma osiągnąć jakieś wymierne rezultaty. Oczekując zaangażowania społeczności w planowane działania, odniosła się do przejrzystości przyznawanych finansowań, która mogła być do tej pory kłopotliwa dla osób zainteresowanych pozyskaniem funduszy, mówiąc:
Tak przy okazji chciałabym powiedzieć, że Ministerstwo Spraw Zagranicznych, pani minister kiedy uczestniczyła w spotkaniu w Senacie z Radą Konsultacyjną i pani marszałek, obiecała, że przygotujemy taki informator na temat tego, gdzie znaleźć fundusze polonijne i jak się o nie ubiegać i myśmy to zrobili. Ja bardzo Państwa zachęcam do tego, żeby sprawdzić na naszej stronie internetowej ten informator jest, bo tak jak powiedział pan minister Sikorski podczas swojego wystąpienia w Senacie w ubiegłym roku, my dysponujemy 600 milionami złotych pieniędzy polonijnych i one są w pewnym sensie rozproszone po różnych instytucjach i ja się wcale nie dziwię, że Państwo czasami nie wiedzą gdzie się należy skierować i w jaki sposób ubiegać się o środki. Więc ten informator jest i bardzo serdecznie zachęcam państwa do skorzystania z tych informacji.
Na ten moment flagowe projekty MSZ planowane w ramach przedstawionej wyżej strategii, to cztery opracowane już (i częściowo już wdrożone) pomysły:
- Poland Business Adventure – program został podpisany między MSZ-em a Polską Agencją Inwestycji i Handlu skierowany do młodych ludzi, którzy nie tylko chcą nabrać pewnego zawodowego doświadczenia w Polsce, ale może i przede wszystkim -są w jakiś sposób są związani z Polską. (…) chcielibyśmy stworzyć dla nich ofertę nie tylko biznesową, ale też pokazać nowoczesną Polskę, bo niestety często jest tak, że ludzie, którzy nigdy nie byli w Polsce, żyją troszkę w takiej bańce i wydaje im się, że ta Polska to jest cały czas ta Polska lat 80 czy w lepszym przypadku lat 90. A my naprawdę mamy czym się pochwalić i w związku z tym ta oferta będzie szeroka, nie będzie to tylko staż biznesowy, ale to będzie też poznawanie kultury, historii Polski, nawet elementy nauki języka polskiego – tłumaczyła dyrektor.
- Projekt dotyczący wychowania obywatelskiego -ma na celu zachęcić w zasadzie wszystkich Polaków mieszkających w zagranicą do większej aktywności. Jak zaznaczyła Anna Sochańska: (…) często nasi ludzie nie biorą udziału w wyborach lokalnych, nie angażują się w tego typu działalność (…). cały czas brakuje nam tego takiego przeświadczenia, że my jesteśmy widoczni jako grupa narodowa. Będziemy szczęśliwi, jeżeli będziemy mogli pomóc w kształceniu i w zaangażowaniu wszystkich, którzy chcą działać, na rzecz nie tylko Polski, ale też relacji Polski z państwami, w których przyszło im żyć.
- Projekt nastawiony na wspieranie ludzi w kryzysie – ma być skupiony na pomocy osobom w kryzysie, również we spółpracy z istniejącymi już organizacjami: (…) wiem, że w Niemczech też działa mnóstwo organizacji polskich, które pomagają takim osobom. Ja często podróżuję też po państwach w Unii Europejskiej i widzę, że jest to poważny problem. Widzimy tu przestrzeń do działania i wydaje mi się, że właśnie my w MSZ-cie jesteśmy bardzo zainteresowani tego typu projektem. On będzie pomagał po prostu tym ludziom wyjść z tej trudnej sytuacji, a jednocześnie będzie wspomagał inne organizacje, które działają właśnie w tym kierunku i on naturalnie łączy też troszeczkę z tym projektem aktywizacji. Bo to jest też pokazanie, że nasi ludzie są w stanie się zorganizować i działać na rzecz jakiegoś dobrego celu – przekonywała dyrektor.
- Projekt dotyczący mediów publicznych – nastawiony na kształcenie przedstawicieli mediów polonijnych w zakresie podnoszenia kompetencji zawodowych. Jak zaznaczała Anna Suchańska, rola mediów za granicami Polski jest nie do przecenienia i MSZ zależy na rzetelności przekazywanych informacji: (…) chcemy, żeby był poruszony bardzo ważny wątek związany z dezinformacją, ponieważ jak pewnie może część z Państwa wie, nawet w ministerstwie Spraw Zagranicznych powstał specjalny departament, który ma na celu identyfikowanie zagrożeń związanych z dezinformacją. Tak jak pani minister mówiła, Wy jesteście też naszymi ambasadorami i poprzez tego typu działalność możecie pomagać również Polsce, reagując na pewne treści nieprawdziwe, które się pojawiają w przestrzeni medialnej. Także wiążemy duże nadzieje z tym projektem.
Po części informacyjnej zgromadzeni na sali przedstawiciele środowisk polonijnych w Niemczech zostali zaproszeni do prezentacji swoich komentarzy dotyczących zaprezentowanych działań oraz pomysłów związanych z planowanymi obradami polsko-niemieckiego Okrągłego Stołu. Głos zabrało ponad 20 osób reprezentujących między innymi: media polonijne, środowiska aktywistów działających na rzecz sprawy polsko-niemieckiej, związki nauczycieli i osób działających w obszarze nauczania języka polskiego, towarzystwa kulturalne, stowarzyszenia zrzeszające specjalistów określonych dziedzin oraz przedstawiciele lokalnych inicjatyw mających na celu integrację polskich środowisk w miejscu zamieszkania na terenie Niemiec. Dwie godziny zaplanowane na dyskusję wypełnione zostały szeregiem postulatów oraz pomysłów, które na bieżąco komentowane były przez przedstawicielki MSZ.

Choć na podstawie minionego spotkania trudno mówić o jednym nadrzędnym celu wyłaniającym się z wypowiedzi wszystkich obecnych, obrady świetnie podsumować mogą słowa ministry, które padły w pewnym momencie spotkania: (…) proszę Państwa, jak się dogadacie, to będziemy zachwyceni, a jak się nie dogadacie, to wtedy zawsze ktoś będzie niezadowolony(…). My jesteśmy do Państwa dyspozycji, ale też mówię zupełnie szczerze, ja za was zadania domowego nie odrobię. Mówię więcej. Ja nie mam zamiaru odrabiać za Was zadania domowego. Poproszona już po spotkaniu o podsumowanie rozmów, Henryka Mościcka-Dendys odpowiedziała:
Pokazały duże zróżnicowanie stanowisk w Polonii, ale też były moim zdaniem dość konstruktywne i pragmatyczne. Myślę, że jesteśmy w stanie pomiędzy tymi różnymi poglądami wynawigować tak, żeby znaleźć wspólną agendę. Tematy, które są wspólne, to problemy z dostępem do środków federalnych, kwestie nauczania języka polskiego i sposobu nauczania języka polskiego. Myślę, że jest tutaj kilka tematów, które nas łączą i możemy o nich konstruktywnie dalej rozmawiać.
Anna Burek